Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc phát sinh công nợ với nhà cung cấp là điều không thể tránh khỏi. Để phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản phải trả cho người bán, kế toán cần nắm vững cách sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc ghi nhận đúng và kịp thời công nợ không chỉ đảm bảo tính minh bạch cho báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý dòng tiền và xây dựng mối quan hệ tín nhiệm với đối tác. Bài viết này, Vi-Office sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán Tài khoản 331 trong sổ sách kế toán.
Nguyên tắc kế toán Tài khoản 331 – Phải trả người bán
1. Chức năng của Tài khoản 331
Tài khoản 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho:
- Người bán vật tư, hàng hóa
- Người cung cấp dịch vụ
- Người bán tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản đầu tư (BĐSĐT)
- Các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký
- Người nhận thầu xây lắp chính và phụ
Lưu ý: Không sử dụng Tài khoản 331 để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay.
2. Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả
- Kế toán phải mở sổ chi tiết Tài khoản 331 cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể.
- Tài khoản này cũng phản ánh cả khoản tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp bàn giao.
3. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ
Doanh nghiệp phải theo dõi riêng từng khoản phải trả bằng ngoại tệ. Khi hạch toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
3.1 Khi phát sinh khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ (bên Có Tài khoản 331)
- Quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch).
- Trường hợp ứng trước: Khi ghi nhận tài sản hoặc chi phí, áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh với số tiền đã ứng trước.
3.2 Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ (bên Nợ Tài khoản 331)
- Áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ.
- Nếu có nhiều giao dịch, xác định theo bình quân gia quyền di động của từng chủ nợ.
- Trường hợp ứng trước tiền cho người bán: Dùng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
4. Đánh giá lại khoản phải trả bằng ngoại tệ
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ.
- Áp dụng tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
- Các đơn vị trong cùng tập đoàn có thể sử dụng một tỷ giá thống nhất do công ty mẹ quy định, nhưng phải sát với tỷ giá thực tế.
5. Giao dịch nhập khẩu ủy thác
- Bên giao ủy thác ghi nhận số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, tương tự như khoản phải trả người bán thông thường.
6. Ghi sổ hàng hóa chưa có hóa đơn
- Đối với hàng hóa, dịch vụ đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hóa đơn, kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ.
- Khi nhận được hóa đơn chính thức, cần điều chỉnh lại theo giá thực tế.
7. Chiết khấu, giảm giá từ người bán
Khi hạch toán, kế toán cần tách bạch rõ ràng các khoản:
- Chiết khấu thanh toán
- Chiết khấu thương mại
- Giảm giá hàng bán
Những khoản này phải được hạch toán riêng nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu – Tài khoản 331
1. Mua vật tư, hàng hóa chưa thanh toán theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ
a) Trường hợp mua trong nội địa
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ các tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 153 – Công cụ, dụng cụ; 156 – Hàng hóa; 157 – Hàng gửi đi bán; 211 – Tài sản cố định hữu hình; 213 – Tài sản cố định vô hình (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (theo tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả người bán
b) Trường hợp nhập khẩu
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu (bao gồm các loại thuế TTĐB, thuế XK, thuế bảo vệ môi trường)
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
Có TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312 – Thuế GTGT phải nộp
2. Mua hàng hóa chưa thanh toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a) Mua trong nội địa
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Nợ TK 611 – Mua hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả người bán
b) Nhập khẩu
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu (bao gồm các loại thuế)
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312 – Thuế GTGT phải nộp
3. Nhận khối lượng xây lắp hoàn thành theo hợp đồng giao thầu
Trường hợp doanh nghiệp đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (theo tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả người bán
4. Ứng trước hoặc thanh toán tiền cho người bán, nhà cung cấp, nhà thầu
Khi doanh nghiệp ứng trước hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK:
- 111 – Tiền mặt
- 112 – Tiền gửi ngân hàng
- 341 – Vay và nợ thuê tài chính
- …
Trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ:
Kế toán quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).
Trường hợp đã ứng trước bằng ngoại tệ:
- Giá trị đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
- Phần còn phải thanh toán (sau khi trừ số tiền đã ứng) được ghi nhận theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh.
Ghi sổ kế toán:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán (theo tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế < tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 111, 112 – (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế > tỷ giá ghi sổ kế toán)
5. Nhận lại tiền do người bán không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ
Khi người bán hoàn lại tiền ứng trước:
Nợ các TK 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
6. Nhận dịch vụ từ người bán (vận chuyển, điện nước, quảng cáo, tư vấn…)
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ các TK:
- 1562 – Chi phí mua hàng
- 241 – XDCB dở dang
- 242 – Chi phí trả trước
- 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
- 627 – Chi phí sản xuất chung
- 641 – Chi phí bán hàng
- 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- 635 – Chi phí tài chính
- 811 – Chi phí khác
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Giá trị dịch vụ ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT
Nợ các tài khoản chi phí tương ứng
Có TK 331 – Phải trả người bán
7. Ghi nhận chiết khấu thanh toán được hưởng
Trường hợp doanh nghiệp được chiết khấu do thanh toán sớm:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
8. Trả lại hàng hoặc giảm giá mua do không đúng quy cách, phẩm chất
Khi doanh nghiệp trả lại hàng hóa hoặc được giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất, được trừ vào công nợ với người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK: 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 153 – Công cụ, dụng cụ; 156 – Hàng hóa; 611 – Mua hàng;…
9. Xử lý khoản phải trả không xác định được chủ nợ
Trường hợp khoản nợ không tìm được chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và đã được xử lý:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 711 – Thu nhập khác
10. Thanh toán cho nhà thầu phụ (trường hợp doanh nghiệp là nhà thầu chính)
Khi xác định giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành của nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
11. Nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng
Khi nhận hàng đại lý: doanh nghiệp chỉ ghi chép theo dõi ngoài sổ kế toán trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Khi bán hàng đại lý:
Nợ các TK 111, 112, 131… (tổng giá thanh toán từ khách hàng)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao hàng đại lý + thuế GTGT)
Ghi nhận hoa hồng đại lý được hưởng:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ hoa hồng đại lý)
Có TK 111, 112 – Thanh toán bằng tiền
12. Hạch toán phải trả cho bên giao ủy thác nhập khẩu
Khi trả trước tiền mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết theo từng đơn vị nhận ủy thác)
Có các TK 111, 112
Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao:
Kế toán hạch toán như hàng nhập khẩu thông thường.
Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác về hàng nhập khẩu và chi phí liên quan:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết theo từng đơn vị nhận ủy thác)
Có các TK 111, 112
Phí ủy thác nhập khẩu được tính vào giá trị hàng nhập khẩu:
Nợ các TK 151 – Hàng mua đang đi đường; 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 156 – Hàng hóa; 211 – TSCĐ hữu hình
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác)
Thuế nhập khẩu và các nghĩa vụ thuế khác:
Việc thanh toán các khoản thuế thực hiện theo quy định tại TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
13. Đánh giá lại số dư phải trả bằng ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo. Cách hạch toán cụ thể như sau:
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
14. Mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản thanh toán bằng tiền mặt
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua chưa bao gồm thuế GTGT:
Nợ các TK: 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 611, 621, 623, 627, 641, 642, 635, 811,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt
Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
15. Mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ các TK: 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 611, 621, 623, 627, 641, 642, 635, 811,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, kế toán phản ánh tổng giá trị bao gồm thuế GTGT.
16. Nhập kho nguyên liệu, vật liệu
Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, giá trị nhập kho bao gồm cả thuế GTGT.
17. Nhập kho công cụ, dụng cụ
Khi mua công cụ, dụng cụ nhập kho:
Nếu thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, kế toán phản ánh tổng giá trị bao gồm thuế GTGT.
Dưới đây là nội dung đã được định dạng rõ ràng, loại bỏ gạch ngang và áp dụng định dạng đề mục H3 để tăng tính dễ đọc:
18. Chi phí thuê ngoài gia công, chế biến
Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến sản phẩm, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 131 (Phải thu của khách hàng), 141 (Tạm ứng),…
19. Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên vật liệu
Các chi phí liên quan đến thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về kho doanh nghiệp được hạch toán như sau:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 141 (Tạm ứng), 331 (Phải trả cho người bán),…
20. Nhập khẩu nguyên vật liệu
Khi nhập khẩu nguyên vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu không được khấu trừ)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường
21. Nhập khẩu công cụ, dụng cụ
Khi nhập khẩu công cụ, dụng cụ, kế toán phản ánh:
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu không được khấu trừ)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường
22. Mua hàng hóa nhập kho doanh nghiệp
Khi mua hàng hóa nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561) (chi tiết hàng hóa mua vào và hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng)
Nợ TK 1534 – Thiết bị, phụ tùng thay thế (giá trị hợp lý)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 141 (Tạm ứng), 331 (Phải trả cho người bán),… (tổng giá thanh toán)
23. Nhập khẩu hàng hóa
Khi nhập khẩu hàng hóa, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT không được khấu trừ)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường
24. Mua hàng hóa theo phương thức trả chậm, trả góp
Trường hợp mua hàng hóa trả chậm, trả góp, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ giá mua trả tiền ngay trừ thuế GTGT nếu được khấu trừ)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
25. Mua hàng hóa bất động sản
Khi mua hàng hóa bất động sản để bán, kế toán phản ánh giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua như sau:
Nợ TK 1567 – Hàng hóa bất động sản (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 331 (Phải trả cho người bán),…
26. Chi phí gia công, chế biến hàng hóa
Các khoản chi phí thuê ngoài để gia công, chế biến hàng hóa, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 331 (Phải trả cho người bán),…
27. Mua sắm tài sản cố định hữu hình
Khi mua sắm tài sản cố định hữu hình và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, căn cứ vào chứng từ mua sắm, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
28. Mua sắm TSCĐ hữu hình kèm thiết bị, phụ tùng thay thế
Trường hợp mua sắm tài sản cố định hữu hình kèm theo thiết bị, phụ tùng thay thế đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (chi tiết TSCĐ được mua, thiết bị, phụ tùng thay thế đủ tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1534) (thiết bị, phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
29. Chi phí khác liên quan trực tiếp đến TSCĐ hữu hình được tài trợ, biếu, tặng
Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ hữu hình vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, kế toán ghi nhận vào nguyên giá như sau:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 331 (Phải trả cho người bán),…
30. Mua TSCĐ vô hình dùng vào sản xuất kinh doanh
Khi mua TSCĐ vô hình để phục vụ sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
31. Chi phí giai đoạn triển khai không đủ điều kiện ghi nhận TSCĐ vô hình
Trường hợp phát sinh chi phí trong giai đoạn triển khai nhưng không thỏa mãn điều kiện ghi nhận là TSCĐ vô hình, kế toán xử lý như sau:
Nếu giá trị lớn, ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nếu giá trị nhỏ hoặc thuộc chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,…
32. Chi phí hình thành nguyên giá TSCĐ vô hình
Trường hợp phát sinh chi phí trong giai đoạn triển khai có đủ điều kiện để hình thành nguyên giá TSCĐ vô hình, kế toán ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332 – nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,…
33. Mua TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất kèm nhà cửa, vật kiến trúc
Khi mua quyền sử dụng đất cùng với nhà cửa, vật kiến trúc trên đất, doanh nghiệp phải xác định riêng biệt giá trị từng loại tài sản để ghi nhận:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá nhà cửa, vật kiến trúc)
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá quyền sử dụng đất)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332 – nếu có)
Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 331 (Phải trả cho người bán),…
34. Mua bất động sản đầu tư (BĐSĐT) trả tiền ngay
Khi mua BĐSĐT trả tiền ngay, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì nguyên giá BĐSĐT bao gồm cả thuế GTGT.
35. Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu của BĐSĐT
Khi có các chi phí nâng cấp, cải tạo BĐSĐT sau ghi nhận ban đầu và đủ điều kiện vốn hóa:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, 152, 331,…
36. Vay chuyển thẳng cho người bán để mua hàng tồn kho, TSCĐ, đầu tư XDCB
Khi khoản vay được chuyển thẳng cho người bán để thanh toán mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, hoặc đầu tư xây dựng cơ bản và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 – Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
37. Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê tài chính
Khi phát sinh các chi phí ban đầu như đàm phán, ký kết hợp đồng thuê tài chính trước khi nhận tài sản:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có các TK 111, 112,…
38. Góp vốn liên doanh mua tài sản đồng kiểm soát
Khi bên tham gia liên doanh góp tiền để mua tài sản đồng kiểm soát, mỗi bên căn cứ vào số tiền thực góp để ghi nhận:
Nợ các TK 211 – TSCĐ hữu hình, 213 – TSCĐ vô hình, 217 – Bất động sản đầu tư
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 341
39. Chi phí chung phân bổ theo liên doanh
Khi phát sinh chi phí chung mà mỗi bên trong liên doanh phải gánh chịu, căn cứ vào hóa đơn, chứng từ liên quan:
Nợ các TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, 627 – Chi phí sản xuất chung, 641 – Chi phí bán hàng, 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết cho hợp đồng liên doanh)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331
40. Mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đưa vào TK 611
Khi mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mà thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, giá gốc không bao gồm thuế GTGT:
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (3311)
41. Chi phí điện, nước, điện thoại thuộc phân xưởng, bộ phận sản xuất
Khi phát sinh chi phí điện, nước, điện thoại,… thuộc bộ phận sản xuất, ghi:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6278)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331
42. Chi phí dịch vụ mua ngoài
Đối với các dịch vụ mua ngoài như sửa chữa xe, máy thi công, điện nước, thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… kế toán ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331
43. Chi phí sửa chữa, bảo hành công trình
Khi phát sinh chi phí bảo hành, sửa chữa công trình, kế toán phản ánh vào các tài khoản chi phí có liên quan:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338,…
44. Chi phí trực tiếp liên quan đến hợp nhất kinh doanh
Đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hợp nhất kinh doanh như chi phí tư vấn pháp lý, thẩm định giá…, kế toán bên mua ghi:
Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con
Có các TK 111, 112, 331,…
45. Chi phí tài chính liên quan đến bán chứng khoán, cho vay, mua bán ngoại tệ
Khi phát sinh chi phí liên quan đến các hoạt động tài chính như bán chứng khoán, cho vay vốn, mua bán ngoại tệ,…:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có các TK 111, 112, 141,…
46. Mua hàng tồn kho, TSCĐ, BĐSĐT có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 217, 611 (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có các TK 111, 112, 331,… (tổng giá thanh toán)
47. Mua vật tư, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào SXKD có thuế GTGT được khấu trừ
Khi mua vật tư, hàng hóa, công cụ, dịch vụ sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh, ghi:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, 242,… (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 331,… (tổng giá thanh toán)
48. Mua hàng hóa giao bán ngay không qua nhập kho
Trường hợp hàng mua về giao bán ngay cho khách hàng mà không qua kho:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 331,… (tổng giá thanh toán)
49. Hàng mua bị trả lại hoặc được giảm giá do kém phẩm chất
Căn cứ chứng từ xuất trả hàng và các chứng từ liên quan:
Nợ các TK 111, 112, 331 (tổng giá thanh toán)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại hoặc được giảm giá)
Có các TK 152, 153, 156, 211,… (giá mua chưa có thuế GTGT)
50. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị hàng mua bao gồm cả thuế GTGT sẽ được phản ánh vào nguyên giá hàng tồn kho.
51. Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ không hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào
Khi không thể tách riêng phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán vẫn ghi nhận theo nguyên giá không bao gồm thuế và phần thuế GTGT riêng biệt như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213 (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 331,…
52. Chi phí thanh lý, nhượng bán chứng khoán kinh doanh
Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán chứng khoán kinh doanh:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có các TK 111, 112, 331,…
53. Chi phí đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết
Chi phí trực tiếp liên quan đến việc đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết như chi phí pháp lý, thẩm định giá,…:
Nợ TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết
Có các TK 111, 112, 331,…
54. Chi phí thanh lý, nhượng bán khoản đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết
Khi phát sinh chi phí thanh lý, nhượng bán khoản đầu tư:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 331,…
55. Mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm
Trường hợp mua BĐSĐT theo hình thức trả chậm, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 217 – Bất động sản đầu tư (giá mua trả tiền ngay chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
56. Chi phí sửa chữa, cải tạo BĐSĐT triển khai để bán
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp bất động sản đầu tư đang triển khai để bán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112, 152, 334, 331,…
57. Các chi phí khác được vốn hóa
Khi phát sinh các chi phí như chi phí lãi vay, chi phí phát hành trái phiếu, chi phí đấu thầu (sau khi bù trừ thu từ bán hồ sơ thầu), chi phí tháo dỡ hoàn trả mặt bằng (sau khi bù trừ phế liệu thu hồi), kế toán ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2412)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332 – nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335, 3411, 343,…
58. Chi phí sửa chữa TSCĐ tập hợp vào XDCB dở dang
Khi chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh, được tập hợp vào TK 241 (chi tiết 2413) theo từng công trình:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (2413) (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, 152, 214,…
59. Chi phí trả trước phân bổ nhiều kỳ
Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước cần phân bổ vào nhiều kỳ:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
60. Mua TSCĐ hoặc BĐSĐT theo phương thức trả chậm, trả góp
Khi mua tài sản cố định hữu hình, vô hình hoặc bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm:
Nợ các TK 211, 213, 217 (theo giá mua trả tiền ngay – chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
61. Chi phí phát hành trái phiếu
Khi phát sinh chi phí liên quan đến phát hành trái phiếu:
Nợ TK 34311 – Mệnh giá trái phiếu
Có các TK 111, 112,…
62. Chi phí sửa chữa, bảo hành công trình
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, bảo hành công trình như nguyên liệu, nhân công, máy thi công, sản xuất chung:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
63. Chi tiêu Quỹ phát triển khoa học và công nghệ (PTKH&CN)
Khi doanh nghiệp sử dụng Quỹ PTKH&CN phục vụ nghiên cứu, phát triển khoa học và công nghệ:
Nợ TK 356 – Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
64. Mua sắm TSCĐ bằng Quỹ PTKH&CN
Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng Quỹ PTKH&CN sử dụng cho nghiên cứu phát triển:
Nợ các TK 211, 213 – Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
65. Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ hình thành từ Quỹ PTKH&CN
Khi phát sinh chi phí trực tiếp liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ từ Quỹ:
Nợ TK 3561 – Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
66. Nhận lại TSCĐ thuê tài chính
Căn cứ hợp đồng thuê và chứng từ liên quan, phản ánh giá trị TSCĐ thuê tài chính:
Nợ TK 212 – TSCĐ thuê tài chính (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3412)
67. Xử lý thuế GTGT đầu vào khi nhận hóa đơn từ bên cho thuê
Nếu thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu trả tiền ngay)
Có TK 338 – Phải trả khác (thuế GTGT đầu vào phải trả bên cho thuê)
Nếu thuế GTGT không được khấu trừ:
– Trường hợp thanh toán một lần tại thời điểm ghi nhận TSCĐ:
Nợ TK 212 – TSCĐ thuê tài chính
– Trường hợp thanh toán định kỳ theo hóa đơn:
Nợ các TK 627, 641, 642
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu trả tiền ngay)
Có TK 338 – Phải trả khác
68. Trả lại TSCĐ thuê tài chính
Khi trả lại TSCĐ thuê tài chính cho bên cho thuê theo hợp đồng:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2142)
Có TK 212 – TSCĐ thuê tài chính
69. Ghi nhận tài sản sau khi công trình XDCB hoàn thành
Khi công tác xây dựng cơ bản hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
70. Ghi nhận công trình sau quyết toán
Khi công trình đã được quyết toán, chủ đầu tư ghi nhận giá trị công trình theo giá trị quyết toán:
Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, 217, 1557
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 136 – Phải thu nội bộ (1361)
Có các TK 331, 333,…
71. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 331, 111, 112, 152,…
Kết luận
Tài khoản 331 – Phải trả người bán là một tài khoản trọng yếu, phản ánh đầy đủ các nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với các nhà cung cấp. Việc tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin kế toán mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản công nợ, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và tối ưu hóa dòng tiền.
Bài viết mới nhất