Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC , dùng để phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, thuế phí, dịch vụ mua ngoài và các chi phí quản lý khác.

Việc hạch toán đúng, đầy đủ và kịp thời các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu lợi nhuận và tuân thủ quy định của pháp luật.

Bài viết này, Vi-Office sẽ hệ thống hóa chi tiết các nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản 642 và hướng dẫn phương pháp hạch toán theo đúng quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, nhằm hỗ trợ kế toán viên và doanh nghiệp áp dụng chuẩn mực một cách thống nhất, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị chi phí.

1. Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản 642 được dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi phí tiền lương, tiền công, phụ cấp của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
• Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
• Chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý.
• Các khoản thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, bảo hiểm…).
• Chi phí tiếp khách, hội nghị, đào tạo, công tác phí và các chi phí quản lý khác.

b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định nhưng có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hạch toán đúng chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh tại quyết toán thuế TNDN.

c) Tài khoản 642 có thể được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
• Chênh lệch dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả được trích bổ sung.

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
• Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Các tài khoản cấp 2 của TK 642:

• 6421 – Chi phí nhân viên quản lý.
• 6422 – Chi phí vật liệu quản lý.
• 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng.
• 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
• 6425 – Thuế, phí và lệ phí.
• 6426 – Chi phí dự phòng.
• 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• 6428 – Chi phí bằng tiền khác.

3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu

3.1. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp

Bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền ăn ca và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. Khi phát sinh, ghi:

• Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
• Có TK 334 – Phải trả người lao động
• Có TK 338 – Các khoản phải trả, phải nộp khác.

3.2. Chi phí vật liệu quản lý

Gồm chi phí về nhiên liệu, vật liệu sử dụng cho công tác quản lý (xăng, dầu, vật liệu sửa chữa TSCĐ quản lý…). Khi phát sinh:

• Nợ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 152 – Nguyên vật liệu, TK 111, 112, 242, 331… tùy theo nguồn hình thành.

3.3. Chi phí đồ dùng văn phòng

Bao gồm công cụ, dụng cụ văn phòng xuất dùng hoặc mua về sử dụng ngay, được tính toàn bộ vào chi phí trong kỳ:

• Nợ TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
• Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)
• Có TK 153 – Công cụ dụng cụ, hoặc 111, 112, 331…

3.4. Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp:

• Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

3.5. Chi phí thuế, phí và lệ phí

Thuế môn bài, tiền thuê đất, thuế nhà đất và các loại thuế, phí khác liên quan đến hoạt động quản lý:

• Nợ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.6. Chi phí lệ phí giao thông

Các khoản lệ phí cầu đường, phà, phí giao thông khác:

• Nợ TK 6425
• Có TK 111, 112.

3.7. Chi phí dự phòng phải thu khó đòi

• Khi lập dự phòng:
  • Nợ TK 6426 – Chi phí dự phòng
  • Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi.
• Khi hoàn nhập dự phòng (số đã lập lớn hơn số phải lập):
  • Nợ TK 2293
  • Có TK 6426.

3.8. Trích lập và hoàn nhập dự phòng phải trả

• Khi trích lập:
  • Nợ TK 642
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
• Khi hoàn nhập:
  • Nợ TK 352
  • Có TK 642.

3.9. Chi phí dịch vụ mua ngoài

Gồm điện, nước, điện thoại, sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ quản lý:

• Nợ TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 111, 112, 331, 335…

3.10. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

• Nếu trích trước chi phí:
  • Nợ TK 642
  • Có TK 335, 352.
    Khi phát sinh thực tế:
  • Nợ TK 335, 352, 133
  • Có TK 331, 241, 111, 112…
• Nếu chi phí sửa chữa lớn được phân bổ nhiều kỳ:
  • Nợ TK 642
  • Có TK 242 – Chi phí trả trước.

3.11. Các chi phí bằng tiền khác

Chi phí hội nghị, tiếp khách, đào tạo, công tác phí, chi nộp hiệp hội…:

• Nợ TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác
• Nợ TK 133 (nếu có)
• Có TK 111, 112, 331…

3.12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

• Nợ TK 642
• Có TK 133.

3.13. Giá trị hàng hóa, sản phẩm sử dụng cho quản lý

• Khi xuất dùng:
  • Nợ TK 642
  • Có TK 155, 156.
• Nếu phải kê khai thuế GTGT:
  • Nợ TK 133
  • Có TK 3331.

3.14. Các khoản ghi giảm chi phí quản lý

Khoản hoàn nhập, thu hồi hoặc các khoản giảm chi phí quản lý:

• Nợ TK 111, 112…
• Có TK 642.

3.15. Xử lý nợ phải thu khó đòi khi cổ phần hóa

a) Nợ không thu hồi được:

• Nợ TK 111, 112, 331, 334, 2293, 642
• Có TK 131, 138…

b) Nợ bán cho công ty mua bán nợ:

• Nếu chưa lập dự phòng: Nợ TK 111, 112, 642 / Có TK 131, 138…
• Nếu đã lập dự phòng nhưng chưa đủ bù đắp: Nợ TK 111, 112, 2293, 642 / Có TK 131, 138…

c) Khoản bị loại trừ, chi phúc lợi, khen thưởng: Nợ TK 111, 112, 334, 642 / Có TK 353.

3.16. Chi phí phân bổ lợi thế kinh doanh khi cổ phần hóa

• Nợ TK 642
• Có TK 242.

3.17. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các chi phí quản lý phát sinh. Việc nắm rõ nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và phương pháp hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hiệu quả quản lý chi phí.