Kế toán Tiền mặt (Tài khoản 111): Chi tiết theo Thông tư 200/2024/TT-BTC

Tiền mặt luôn là tài sản quan trọng và có tính thanh khoản cao nhất trong mọi doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả nguồn tiền này, kế toán cần nắm vững các quy định về việc ghi nhận và theo dõi. Trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, Tài khoản 111 (Tiền mặt) đóng vai trò trung tâm trong việc phản ánh sự biến động của tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp. Bài viết này, Vi-Office sẽ đi sâu giải thích Tài khoản 111 là gì và hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ liên quan theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

1. Khái niệm và cấu trúc của Tài khoản 111

Tài khoản 111 – Tiền mặt, là tài khoản dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Mặc dù ngày nay các giao dịch không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến, nhưng tiền mặt vẫn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của nhiều đơn vị.

Tài khoản này có kết cấu là tài khoản tài sản, cụ thể:

• Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ (tức là làm tăng tiền mặt).
• Bên Có: Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ (tức là làm giảm tiền mặt).
• Số dư Nợ: Phản ánh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tại thời điểm báo cáo.

Tài khoản 111 còn được chia thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết hơn:

• Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
• Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo nguyên tệ và quy đổi ra Đồng Việt Nam.
• Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ: Dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn quỹ vàng tiền tệ của doanh nghiệp. Vàng tiền tệ ở đây là vàng được sử dụng như một phương tiện thanh toán hoặc dự trữ, không phải vàng dùng làm nguyên liệu sản xuất hay tài sản cố định.

2. Nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ liên quan đến Tài khoản 111

Để hạch toán đúng và đủ các nghiệp vụ liên quan đến Tài khoản 111, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Đồng tiền ghi sổ kế toán: Mọi khoản thu, chi tiền mặt bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
• Tỷ giá hối đoái:
  • Khi thu tiền mặt là ngoại tệ: Ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản).
  • Khi chi tiền mặt là ngoại tệ: Ghi theo tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá bình quân gia quyền hoặc tỷ giá đích danh, tùy theo phương pháp doanh nghiệp lựa chọn).
  • Cuối kỳ kế toán (cuối năm tài chính hoặc định kỳ ngắn hơn tùy thuộc chính sách doanh nghiệp), phải đánh giá lại số dư ngoại tệ trên Tài khoản 111 theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại tại thời điểm báo cáo. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại được ghi nhận vào doanh thu tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ), hoặc vào tài khoản 413 nếu doanh nghiệp áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế hoặc chế độ kế toán đặc thù cho doanh nghiệp có hoạt động ngoại tệ lớn.
• Kiểm kê tiền mặt: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt để đối chiếu số liệu sổ sách với số thực tế tồn quỹ. Mọi khoản thừa hoặc thiếu quỹ phải được lập biên bản và xử lý theo quy định.

3. Hướng dẫn hạch toán chi tiết Tài khoản 111 theo Thông tư 200

Dưới đây là các bút toán cơ bản và nâng cao liên quan đến Tài khoản 111, giúp bạn hình dung rõ hơn cách hạch toán trong thực tế:

3.1. Các nghiệp vụ tăng tiền mặt (Ghi Nợ Tài khoản 111)

• Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ:
  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt:
    • Nợ TK 111 (Tổng giá thanh toán)
    • Có TK 511 (Giá chưa có thuế GTGT, TTĐB, xuất khẩu…)
    • Có TK 333 (Thuế GTGT phải nộp, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu…).
  • Trường hợp không tách ngay được thuế phải nộp, doanh thu được ghi nhận bao gồm thuế. Sau đó, định kỳ xác định thuế và ghi giảm doanh thu.
• Thu tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ:
  • Nợ TK 111
  • Có TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng).
• Thu hồi các khoản phải thu, cho vay:
  • Khi khách hàng, đối tác trả nợ bằng tiền mặt:
    • Nợ TK 111
    • Có TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 138 (Phải thu khác), TK 128 (Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn)…
• Nhận vốn góp của chủ sở hữu:
  • Khi các thành viên góp vốn bằng tiền mặt:
    • Nợ TK 111
    • Có TK 411 (Vốn đầu tư của chủ sở hữu).
• Nhận tiền vay từ ngân hàng, tổ chức tín dụng:
  • Nợ TK 111
  • Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác – nếu là khoản vay ngắn hạn).
• Thu lãi tiền gửi, lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền mặt:
  • Nợ TK 111
  • Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính).
• Các khoản thu nhập khác (thanh lý tài sản, nhượng bán TSCĐ, được bồi thường…) bằng tiền mặt:
  • Nợ TK 111
  • Có TK 711 (Thu nhập khác).
• Thừa quỹ tiền mặt chưa rõ nguyên nhân:
  • Khi kiểm kê phát hiện thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân:
    • Nợ TK 111
    • Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý).

3.2. Các nghiệp vụ giảm tiền mặt (Ghi Có Tài khoản 111)

• Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng:
  • Nợ TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng)
  • Có TK 111.
• Chi tiền mặt mua hàng tồn kho, tài sản cố định:
  • Mua hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí xây dựng cơ bản:
    • Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241… (Giá chưa có thuế GTGT)
    • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
    • Có TK 111.
  • Nếu thuế GTGT không được khấu trừ, giá mua sẽ bao gồm cả thuế.
• Chi tiền mặt thanh toán các khoản phải trả:
  • Trả tiền cho người bán, nhà cung cấp:
    • Nợ TK 331 (Phải trả người bán)
    • Có TK 111.
  • Trả lương nhân viên, nộp các khoản phải nộp nhà nước (thuế, phí):
    • Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
    • Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước)
    • Có TK 111.
  • Trả các khoản vay, nợ thuê tài chính:
    • Nợ TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính)
    • Có TK 111.
• Chi tiền mặt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh:
  • Chi phí nguyên vật liệu, tiền lương, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng:
    • Nợ TK 621, 622, 627, 641, 642…
    • Có TK 111.
  • Chi phí tài chính (lãi vay, chi phí khác):
    • Nợ TK 635
    • Có TK 111.
  • Chi phí khác (chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản, chi phí bị phạt):
    • Nợ TK 811
    • Có TK 111.
• Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên:
  • Nợ TK 141 (Tạm ứng)
  • Có TK 111.
• Thiếu quỹ tiền mặt chưa rõ nguyên nhân:
  • Khi kiểm kê phát hiện thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân:
    • Nợ TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)
    • Có TK 111.

3.3. Hạch toán chênh lệch tỷ giá liên quan đến Tài khoản 1112 (Ngoại tệ)

Việc hạch toán ngoại tệ trên Tài khoản 111 là một trong những phần phức tạp nhất, đòi hỏi sự chính xác về tỷ giá.

• Khi thu ngoại tệ:
  • Nợ TK 1112 (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
  • Có các TK liên quan (511, 131, 341, 411…) (theo tỷ giá giao dịch thực tế).
• Khi chi ngoại tệ:
  • Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá ghi sổ lớn hơn tỷ giá thực tế chi):
    • Nợ các TK liên quan (152, 641, 331…) (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
    • Nợ TK 635 (Chi phí tài chính – phần lỗ tỷ giá)
    • Có TK 1112 (theo tỷ giá ghi sổ kế toán).
  • Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái (tỷ giá ghi sổ nhỏ hơn tỷ giá thực tế chi):
    • Nợ các TK liên quan (152, 641, 331…) (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)
    • Có TK 1112 (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
    • Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính – phần lãi tỷ giá).
• Đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ:
  • Cuối kỳ kế toán, số dư ngoại tệ trên Tài khoản 1112 phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp có giao dịch) tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
  • Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam (phát sinh lãi):
    • Nợ TK 1112
    • Có TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam (phát sinh lỗ):
    • Nợ TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái)
    • Có TK 1112.
  • Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá do đánh giá lại, phần chênh lệch lãi/lỗ được kết chuyển vào TK 515 (nếu lãi lớn hơn lỗ) hoặc TK 635 (nếu lỗ lớn hơn lãi).

4. Kiểm soát nội bộ quỹ tiền mặt hiệu quả

Bên cạnh việc hạch toán đúng, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với Tài khoản 111 để hạn chế rủi ro thất thoát:

• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý tiền mặt, kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm ghi sổ, và kế toán trưởng/Ban giám đốc chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát.
• Lập chứng từ đầy đủ: Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, chữ ký đầy đủ của người lập, người nộp/nhận, kế toán và thủ quỹ.
• Kiểm kê định kỳ/đột xuất: Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt thường xuyên để đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế.
• Giới hạn số dư tiền mặt tại quỹ: Doanh nghiệp nên quy định mức tiền mặt tối đa được phép tồn quỹ và thường xuyên nộp tiền mặt vượt quá hạn mức vào ngân hàng.
• Sử dụng két sắt an toàn: Tiền mặt phải được bảo quản trong két sắt hoặc nơi an toàn, có khóa bảo vệ.

Kết luận

Tài khoản 111 đóng vai trò thiết yếu trong việc phản ánh dòng tiền mặt của doanh nghiệp. Việc nắm vững các nguyên tắc và bút toán liên quan đến Tài khoản 111 theo Thông tư 200 không chỉ giúp kế toán viên thực hiện công việc chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch. Hãy đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ tiền mặt đều được ghi nhận kịp thời và chính xác để bức tranh tài chính của doanh nghiệp luôn phản ánh đúng thực trạng.