Tài khoản 353 – Cách hạch toán quỹ khen thưởng, phúc lợi chi tiết theo Thông tư 200

1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 353

Việc hạch toán Tài khoản 353 tuân thủ các nguyên tắc sau theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Nguồn hình thành: Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi được trích lập từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc trích lập phải dựa trên quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) và tuân thủ quy định của pháp luật.
• Mục đích sử dụng:
  • Quỹ khen thưởng: Dùng để thưởng cho người lao động, tập thể có thành tích trong sản xuất kinh doanh, hoặc thưởng đột xuất.
  • Quỹ phúc lợi: Dùng để chi cho các hoạt động phúc lợi chung của người lao động (ví dụ: xây dựng, sửa chữa các công trình phúc lợi, chi phí y tế, hoạt động văn hóa, thể thao, trợ cấp khó khăn,…)
• Theo dõi chi tiết: Kế toán phải theo dõi chi tiết từng quỹ (Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi) để đảm bảo sử dụng đúng mục đích.
• Phân loại: Tài khoản 353 thuộc nhóm nợ phải trả, nhưng về bản chất là một phần của nguồn vốn chủ sở hữu được phân phối để sử dụng cho mục đích cụ thể.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 353

Tài khoản 353 là một tài khoản loại 3 (Nợ phải trả), có kết cấu như sau:

• Bên Có: Phản ánh số tăng Quỹ khen thưởng, phúc lợi, bao gồm:
  • Trích lập Quỹ từ lợi nhuận sau thuế.
  • Các khoản thu hồi lại số tiền đã chi Quỹ nhưng không sử dụng hết.
  • Các khoản Quỹ được cấp trên cấp hoặc nhận từ các nguồn khác.
• Bên Nợ: Phản ánh số giảm Quỹ khen thưởng, phúc lợi, bao gồm:
  • Chi tiền mặt hoặc chuyển khoản để chi Quỹ (thưởng, phúc lợi).
  • Chi Quỹ để đầu tư, xây dựng các công trình phúc lợi.
  • Chi Quỹ để mua sắm tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi.
• Số dư Bên Có: Phản ánh số Quỹ khen thưởng, phúc lợi còn lại tại thời điểm báo cáo.

Tài khoản 353 được chia thành các tiểu khoản chi tiết:

• TK 3531 – Quỹ khen thưởng.
• TK 3532 – Quỹ phúc lợi.
• TK 3534 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ. (Dùng để theo dõi giá trị TSCĐ được hình thành từ Quỹ phúc lợi).

3. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu theo Thông tư 200

Dưới đây là các bút toán cơ bản khi hạch toán Tài khoản 353:

3.1. Trích lập Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích lập từ lợi nhuận sau thuế (TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).

• Khi trích lập Quỹ khen thưởng, phúc lợi từ lợi nhuận sau thuế:
  • Nợ TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối)
  • Có TK 3531 (Quỹ khen thưởng)
  • Có TK 3532 (Quỹ phúc lợi)

3.2. Sử dụng Quỹ khen thưởng

• Chi tiền thưởng cho người lao động:
  • Nợ TK 3531 (Quỹ khen thưởng)
  • Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Chi thưởng bằng hiện vật (hàng hóa, sản phẩm):
  • Nợ TK 3531 (Quỹ khen thưởng) (Giá trị hàng hóa, sản phẩm)
  • Có TK 155 (Thành phẩm) / TK 156 (Hàng hóa)

3.3. Sử dụng Quỹ phúc lợi

• Chi tiền mặt hoặc chuyển khoản cho các hoạt động phúc lợi (ví dụ: trợ cấp, thăm hỏi, chi phí y tế, hoạt động văn hóa):
  • Nợ TK 3532 (Quỹ phúc lợi)
  • Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)
• Chi phúc lợi bằng hiện vật (hàng hóa, sản phẩm):
  • Nợ TK 3532 (Quỹ phúc lợi) (Giá trị hàng hóa, sản phẩm)
  • Có TK 155 (Thành phẩm) / TK 156 (Hàng hóa)

3.4. Sử dụng Quỹ phúc lợi để hình thành Tài sản cố định (TSCĐ)

Khi doanh nghiệp sử dụng Quỹ phúc lợi để mua sắm hoặc xây dựng TSCĐ phục vụ mục đích phúc lợi (ví dụ: nhà ăn, nhà ở tập thể, trạm y tế,…)

• Khi mua sắm hoặc xây dựng TSCĐ phúc lợi (ghi nhận chi phí đầu tư):
  • Nợ TK 211 (Tài sản cố định hữu hình)
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ – nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331,…
• Đồng thời, ghi nhận tăng Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ và giảm Quỹ phúc lợi:
  • Nợ TK 3532 (Quỹ phúc lợi)
  • Có TK 3534 (Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ)
• Hạch toán khấu hao TSCĐ hình thành từ Quỹ phúc lợi:
  • Nợ TK 3534 (Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ)
  • Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ)

4. Trình bày trên Báo cáo tài chính

Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được trình bày trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.

• Tại Bảng cân đối kế toán:
  • Mục “Nguồn vốn chủ sở hữu” (Mã số 400):
    • Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Mã số 431): Ghi nhận số dư cuối kỳ của TK 353 (bao gồm TK 3531, 3532 và 3534).
• Lưu ý: Mặc dù Tài khoản 353 thuộc nhóm tài khoản nợ phải trả (loại 3), nhưng theo quy định trình bày trên Bảng cân đối kế toán, Quỹ khen thưởng, phúc lợi được trình bày trong phần Nguồn vốn chủ sở hữu vì nó được hình thành từ lợi nhuận sau thuế và thuộc quyền quyết định của chủ sở hữu doanh nghiệp.

Kết luận

Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi là công cụ kế toán quan trọng để quản lý các khoản chi phí phúc lợi và khen thưởng cho người lao động. Việc hạch toán chính xác việc trích lập và sử dụng Quỹ theo Thông tư 200 giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng lợi nhuận sau thuế và thể hiện trách nhiệm xã hội đối với người lao động.