Tài khoản 335 – Chi phí phải trả: Khái niệm và cách hạch toán theo Thông tư 200

1. Ý nghĩa và bản chất của Tài khoản 335

1.1 Mục đích sử dụng tài khoản 335

Tài khoản 335 – Chi phí phải trả được sử dụng nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí vào đúng kỳ kế toán mà chi phí đó phát sinh doanh thu. Điều này mang lại cái nhìn trung thực hơn về hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng độ chính xác của báo cáo tài chính.

1.2 Các trường hợp phổ biến cần sử dụng tài khoản 335

Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định định kỳ
Doanh nghiệp ước tính chi phí cho các đợt sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, nhằm phân bổ chi phí hợp lý theo từng kỳ kế toán.

Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ
Khoản chi phí ước tính doanh nghiệp phải trả cho nghĩa vụ bảo hành đối với sản phẩm, dịch vụ đã bán ra thị trường.

Chi phí lãi vay phải trả cuối kỳ
Phản ánh số tiền lãi vay đã phát sinh trong kỳ nhưng đến cuối kỳ kế toán vẫn chưa đến thời hạn thanh toán.

Chi phí thuê tài sản phải trả định kỳ
Khoản tiền thuê tài sản mà doanh nghiệp đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, thường do sự chênh lệch giữa kỳ thanh toán và kỳ kế toán.

Chi phí nghỉ phép của người lao động
Chi phí dự kiến trả cho số ngày phép chưa nghỉ hết của người lao động, được trích trước để đảm bảo tính đúng chi phí.

Chi phí ngừng sản xuất theo mùa vụ hoặc kế hoạch
Áp dụng đối với doanh nghiệp có tính chất sản xuất mùa vụ (ví dụ: nông nghiệp, chế biến thực phẩm), khi doanh nghiệp tạm ngừng sản xuất nhưng vẫn có chi phí phát sinh cần ghi nhận.

Trích trước chi phí tạm tính giá vốn bất động sản đã bán
Đối với doanh nghiệp bất động sản, tài khoản 335 được dùng để ghi nhận tạm thời giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán ra khi chưa tập hợp đủ chi phí thực tế.

Chi phí thuê tài sản, dịch vụ thuê ngoài đã nhận nhưng chưa thanh toán
Khoản chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài mà doanh nghiệp đã nhận nhưng chưa có hóa đơn hoặc cần phân bổ dần vào các kỳ sau.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 335

Tài khoản 335 là một tài khoản thuộc loại 3 (Nợ phải trả), có kết cấu như sau:

• Bên Có: Phản ánh các khoản chi phí phải trả đã trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đây là số tiền doanh nghiệp ước tính sẽ phải chi trả trong tương lai cho các nghĩa vụ đã phát sinh.
• Bên Nợ: Phản ánh các khoản thực chi vào các khoản chi phí phải trả đã trích trước. Khi chi phí thực tế phát sinh và có đầy đủ chứng từ, kế toán sẽ ghi giảm khoản chi phí phải trả đã ước tính.
• Số dư bên Có: Phản ánh số chi phí phải trả còn lại cuối kỳ, tức là số tiền mà doanh nghiệp đã trích trước nhưng chưa thực chi hoặc chưa chi hết.
• Số dư bên Nợ (rất cá biệt): Có thể phát sinh khi số thực chi lớn hơn số đã trích trước và chưa được điều chỉnh kịp thời, nhưng trường hợp này cần được xử lý ngay cuối kỳ.

Lưu ý quan trọng: Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần rà soát các khoản chi phí phải trả. Nếu số ước tính ban đầu lớn hơn số thực tế phát sinh, phần chênh lệch thừa sẽ được hoàn nhập giảm chi phí của kỳ đã trích. Nếu số ước tính nhỏ hơn số thực tế, phần chênh lệch thiếu sẽ được bổ sung vào chi phí. Việc điều chỉnh này đảm bảo chi phí được phản ánh chính xác.

3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu theo Thông tư 200

Dưới đây là các bút toán cơ bản khi hạch toán Tài khoản 335:

3.1. Hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo phương pháp trích trước

• Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ định kỳ (ghi nhận chi phí phát sinh trong kỳ):
  • Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung – nếu TSCĐ thuộc phân xưởng sản xuất)
  • Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng – nếu TSCĐ thuộc bộ phận bán hàng)
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp – nếu TSCĐ thuộc bộ phận quản lý)
  • Có TK 335 (Chi phí phải trả)
• Khi phát sinh thực tế chi phí sửa chữa lớn TSCĐ (có hóa đơn, chứng từ):
  • Nợ TK 335 (Tổng chi phí thực tế phát sinh)
  • Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / TK 331 (Phải trả người bán) / TK 152 (Nguyên vật liệu xuất dùng),…
• Cuối kỳ, xử lý chênh lệch giữa số trích trước và số thực tế:
  • Nếu số trích trước lớn hơn số thực tế (chênh lệch thừa): Hoàn nhập giảm chi phí của kỳ đã trích.
    • Nợ TK 335
    • Có TK 627, 641, 642 (Giảm chi phí)
  • Nếu số trích trước nhỏ hơn số thực tế (chênh lệch thiếu): Ghi bổ sung vào chi phí.
    • Nợ TK 627, 641, 642 (Tăng chi phí)
    • Có TK 335

3.2. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

• Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ (ước tính):
  • Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
  • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp – nếu là chi phí bảo hành dịch vụ)
  • Có TK 335 (Chi phí phải trả)
• Khi phát sinh thực tế chi phí bảo hành (có hóa đơn, chứng từ):
  • Nợ TK 335 (Tổng chi phí thực tế phát sinh)
  • Có TK 111, 112, 331, 152,… (Tùy theo khoản chi)
• Cuối kỳ, xử lý chênh lệch giữa số trích trước và số thực tế (tương tự như sửa chữa lớn TSCĐ).

3.3. Hạch toán chi phí lãi vay phải trả cuối kỳ

• Khi trích trước chi phí lãi vay phải trả cuối kỳ (chưa đến hạn thanh toán nhưng đã phát sinh):
  • Nợ TK 635 (Chi phí tài chính)
  • Có TK 335 (Chi phí phải trả)
• Khi thực tế thanh toán lãi vay:
  • Nợ TK 335
  • Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

3.4. Hạch toán chi phí phép năm của người lao động

• Khi trích trước chi phí phải trả về phép năm của người lao động (ước tính số ngày phép còn lại):
  • Nợ TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) / TK 627 (Chi phí sản xuất chung) / TK 641 (Chi phí bán hàng) / TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) (Phù hợp với từng bộ phận)
  • Có TK 335
• Khi người lao động thực tế nghỉ phép và được thanh toán lương:
  • Nợ TK 335
  • Có TK 334 (Phải trả người lao động)
• Khi người lao động không nghỉ hết phép và được thanh toán tiền phép chưa nghỉ:
  • Nợ TK 335
  • Có TK 334

3.5. Hạch toán chi phí ngừng sản xuất theo mùa vụ hoặc kế hoạch

• Khi trích trước chi phí ngừng sản xuất:
  • Nợ TK 623 (Chi phí sử dụng máy thi công) hoặc các TK chi phí phù hợp khác (627, 642,…)
  • Có TK 335 (Chi phí phải trả)
• Khi phát sinh thực tế các khoản chi phí liên quan đến thời gian ngừng sản xuất:
  • Nợ TK 335
  • Có TK 111, 112, 331, 334,…

3.6. Trích trước chi phí để tạm tính giá vốn sản phẩm, hàng hóa bất động sản đã bán

• Khi trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng hóa bất động sản đã bán:
  • Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
  • Có TK 335 (Chi phí phải trả)
• Khi các chi phí đầu tư, xây dựng thực tế phát sinh đã có đủ hồ sơ tài liệu và được nghiệm thu:
  • Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang)
  • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ – nếu có)
  • Có các TK liên quan (111, 112, 331,…)
• Khi quyết toán và điều chỉnh chênh lệch giá vốn thực tế với số đã trích trước:
  • Thực hiện bút toán điều chỉnh giữa TK 335 và TK 632 khi có số liệu quyết toán giá vốn cuối cùng.

4. Phân biệt Tài khoản 335 và Tài khoản 352 (Dự phòng phải trả)

Mặc dù cả hai tài khoản này đều liên quan đến các nghĩa vụ nợ trong tương lai, nhưng có sự khác biệt quan trọng về bản chất theo Thông tư 200:

• Tài khoản 335 (Chi phí phải trả): Phản ánh các khoản nợ chắc chắn sẽ phát sinh và có thể xác định được tương đối chính xác số tiền. Chỉ là chưa có hóa đơn hoặc chưa đến hạn thanh toán. Tính chắc chắn cao.
• Tài khoản 352 (Dự phòng phải trả): Phản ánh các nghĩa vụ nợ chưa chắc chắn về thời gian và giá trị thanh toán, thường là các ước tính về thiệt hại, rủi ro có khả năng xảy ra nhưng không chắc chắn 100% (ví dụ: dự phòng bảo hành sản phẩm, dự phòng tái cơ cấu, dự phòng nợ phải thu khó đòi). Tính không chắc chắn cao hơn.

Kết luận

Tài khoản 335 – Chi phí phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp trong từng kỳ kế toán. Việc hạch toán đúng và đầy đủ tài khoản này không chỉ giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính chính xác mà còn tuân thủ đúng các quy định của pháp luật kế toán hiện hành.

Hy vọng qua bài viết này, Vi-Office đã giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng và hạch toán tài khoản 335 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Để cập nhật thêm các nội dung kế toán tài chính chuyên sâu và ứng dụng thực tế, bạn đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi.