Tài khoản 138 – Những điều cần biết về tài khoản phải thu khác

Trong hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp, Tài khoản 138 “Phải thu khác” đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các khoản phải thu đa dạng, không mang tính chất thương mại hoặc không thuộc các tài khoản phải thu thông thường như phải thu khách hàng hay phải thu nội bộ. Bài viết này, Vi-Office sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về Tài khoản 138 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, giúp bạn hiểu rõ về nguyên tắc, kết cấu và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 138 – Phải thu khác

Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khác (Tài khoản 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này.

Các nội dung chủ yếu được phản ánh trên Tài khoản 138 bao gồm:

• Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.
• Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường.
• Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên Tài khoản 1283).
• Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
• Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế,….
• Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa.
• Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
• Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138 – Phải thu khác

Kết cấu của Tài khoản 138 như sau:

• Bên Nợ:
  • Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết.
  • Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
  • Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
  • Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính.
  • Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác.
  • Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
• Bên Có:
  • Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
  • Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
  • Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.
  • Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
• Số dư bên Nợ: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh tài sản thiếu chưa xác định nguyên nhân.
• Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phải thu về cổ phần hóa: phản ánh các chi phí phát sinh liên quan đến cổ phần hóa
• Tài khoản 1388 – Phải thu khác: phản ánh các khoản phải thu khác ngoài 1381 và 1385.

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
• Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)

2. TSCĐ hữu hình dùng cho sự nghiệp, phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
• Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)
• Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
• Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
  • Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
  • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA)

3. Thiếu tiền mặt, vật tư, hàng hóa:

• Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
  • Có các TK 111, 152, 153, 155, 156
• Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
  • Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
• Khi xác định được ngay nguyên nhân:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường)
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
  • Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
  • Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
  • Có các TK 152, 153, 155, 156
  • Có các TK 111, 112

4. Các khoản cho mượn tài sản tạm thời:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
• Có các TK 152, 153, 155, 156,…

5. Chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
• Có các TK liên quan

6. Kế toán ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

• Khi bên nhận ủy thác chi hộ cho bên giao ủy thác:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
  • Nợ TK 3388 – Phải trả phải nộp khác (trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
  • Có các TK 111, 112,…
• Khi được doanh nghiệp ủy thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận ủy thác xuất khẩu ghi:
  • Nợ TK 338 – Phải trả khác (3388)
  • Có TK 138 – Phải thu khác (1388)
• Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả khác. Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

7. Ghi nhận lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia:

• Nợ các TK 111, 112,…. (số đã thu được tiền)
• Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

8. Thu tiền của các khoản nợ phải thu khác:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

9. Xử lý nợ phải thu không thu hồi được:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
• Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác)

10. Bán khoản phải thu cho công ty mua bán nợ:

• Nợ các TK 111, 112,…. (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
• Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
• Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
• Có TK 138 – Phải thu khác (1388)

11. Phản ánh chi phí cổ phần hóa :

• Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (chi tiết chi phí cổ phần hóa)
• Có các TK 111, 112, 152, 331,…

12. Quyết toán cổ phần hóa:

• Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa (tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)
• Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa

13. Chi phí không được duyệt cần thu hồi:

• Nợ TK 138 – Phải thu khác
• Có các TK 161, 241, 641, 642,…

14. Đánh giá lại khoản phải thu bằng ngoại tệ:

• Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam:
  • Nợ TK 138 – Phải thu khác
  • Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
• Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam:
  • Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
  • Có TK 138 – Phải thu khác

Kết luận

Tài khoản 138 – Phải thu khác đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản phải thu không thường xuyên hoặc có tính chất đặc biệt của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ nguyên tắc, kết cấu và các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tài khoản này theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong công tác kế toán tài chính.