Tài khoản 141 – Tạm ứng trong kế toán và cách xử lý cuối kỳ

Trong công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp, Tài khoản 141 “Tạm ứng” là một tài khoản quan trọng, được sử dụng để theo dõi các khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết các công việc được phê duyệt. Việc hạch toán đúng và xử lý chính xác các khoản tạm ứng cuối kỳ không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, tránh thất thoát và sai sót.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141 – Tạm ứng

Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Các nguyên tắc kế toán cụ thể bao gồm:

• Khoản tạm ứng là tiền hoặc vật tư doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ đã được phê duyệt (sản xuất, kinh doanh, công tác…).

• Người nhận tạm ứng phải là người làm việc trong doanh nghiệp. Nếu là người nhận thường xuyên (thuộc bộ phận cung ứng, hành chính…), cần có quyết định bằng văn bản của Giám đốc.

• Người nhận tạm ứng chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận, chỉ được sử dụng đúng mục đích.

• Số tiền không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Không được chuyển cho người khác sử dụng.

• Khi công việc hoàn tất, người nhận phải lập bảng thanh toán tạm ứng, đính kèm chứng từ gốc để thanh toán dứt điểm từng lần.

• Nếu không nộp lại số tiền thừa, doanh nghiệp được phép trừ vào lương. Trường hợp chi vượt tạm ứng, sẽ được bổ sung thêm phần thiếu.

• Không được tạm ứng mới nếu chưa quyết toán tạm ứng cũ.

• Kế toán phải theo dõi chi tiết từng cá nhân nhận tạm ứng và cập nhật tình hình thanh toán đầy đủ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – Tạm ứng

Kết cấu tài khoản:

• Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động.

• Bên Có:

  • Các khoản đã thanh toán.

  • Số tạm ứng không dùng hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương.

  • Vật tư sử dụng không hết được nhập lại kho.

• Số dư bên Nợ: Số tiền đã ứng nhưng chưa thanh toán.

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của Tài khoản 141

1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp:

• Nợ TK 141 – Tạm ứng
• Có các TK 111, 112, 152,…

2. Khi quyết toán khoản tạm ứng sau khi hoàn thành công việc:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
• Có TK 141 – Tạm ứng

3. Khi tạm ứng không sử dụng hết:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
• Có TK 141 – Tạm ứng

4. Khi chi vượt tạm ứng:

• Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
• Có TK 111 – Tiền mặt.

Cách xử lý Tài khoản 141 vào cuối kỳ kế toán

Tại thời điểm cuối kỳ kế toán, việc xử lý Tài khoản 141 là rất quan trọng để đảm bảo số liệu chính xác và phản ánh đúng tình hình tạm ứng của doanh nghiệp. Các bước xử lý cuối kỳ thường bao gồm:

1. Đối chiếu và kiểm tra:

• Đối chiếu sổ chi tiết TK 141 với chứng từ, bảng kê và xác nhận của người nhận tạm ứng.

• Đốc thúc quyết toán các khoản tạm ứng chưa thanh toán.

2. Xác định các khoản tạm ứng chưa quyết toán:

• Tổng hợp số dư chưa thanh toán, bao gồm cả khoản phát sinh trong kỳ và từ kỳ trước.

3. Xử lý số dư cuối kỳ

• Số dư Nợ (chưa thanh toán): Phản ánh số tiền tạm ứng mà người lao động chưa quyết toán hoặc chưa hoàn trả lại doanh nghiệp. Số dư này sẽ được chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo để tiếp tục theo dõi và quyết toán.
• Xử lý các khoản không thu hồi được: Trong trường hợp có các bằng chứng rõ ràng về việc khoản tạm ứng không thể thu hồi được (ví dụ: người lao động bỏ việc, mất khả năng chi trả sau khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền), doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục xóa nợ theo quy định hiện hành. Khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc các tài khoản liên quan khác tùy theo nguyên nhân và quyết định xử lý.

Kết luận

Tài khoản 141 – Tạm ứng là một phần không thể thiếu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, giúp quản lý các khoản chi tiêu nhỏ lẻ, linh hoạt. Việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán của Thông tư 200/2014/TT-BTC, đặc biệt là việc kiểm soát và xử lý các khoản tạm ứng cuối kỳ, sẽ góp phần đáng kể vào sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện đúng các quy định này, doanh nghiệp có thể đảm bảo số liệu kế toán chính xác, hạn chế rủi ro và tăng cường khả năng quản lý tài chính.