Tài khoản 156 – Hướng dẫn hạch toán hàng hóa nhập – xuất – tồn

Trong hoạt động thương mại, hàng hóa là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để quản lý và phản ánh chính xác giá trị hàng hóa nhập – xuất – tồn trong kỳ, việc vận dụng đúng Tài khoản 156 – Hàng hóa theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC là điều kiện bắt buộc trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Bài viết này, Vi-Office sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, nguyên tắc ghi nhận và cách hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 156, từ đó đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa công tác quản trị hàng tồn kho.

1. Khái niệm tài khoản 156 – Hàng hóa

Tài khoản 156 – Hàng hóa dùng để phản ánh giá trị của hàng hóa mua về để bán trong kỳ hoặc nhập để giao dịch, gồm cả hàng hóa mua trong nước, nhập khẩu và hàng hóa gửi bán, ký gửi. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản này thuộc loại tài khoản phản ánh hàng tồn kho ngắn hạn.

2. Nguyên tắc xác định giá gốc của hàng hóa nhập

2.1 Giá mua thực tế hàng hóa nhập kho

• Hàng hóa mua trong nước: giá mua ghi hóa đơn cộng chi phí phụ (vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm…).
• Hàng hóa nhập khẩu: gồm giá mua FOB, CIF, thuế nhập khẩu, chi phí vận tải, bốc dỡ, bảo hiểm, lệ phí hải quan.

2.2 Chi phí không được tính vào giá gốc

Không tính các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí lãi vay vốn. Ví dụ: Chi phí tiếp thị, quảng cáo không được cộng vào giá vốn hàng hóa.

3. Phương pháp tính giá trị tồn kho hàng hóa

Doanh nghiệp được lựa chọn 1 trong 3 phương pháp sau để xác định giá trị tồn kho theo dõi và hạch toán:

• Phương pháp giá thực tế đích danh
• Phương pháp bình quân gia quyền
• Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Việc lựa chọn cần đảm bảo tính nhất quán trong suốt niên độ kế toán.

4. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 156

4.1 Bên Nợ (ghi tăng)

• Trị giá hàng hóa nhập kho thực tế.
• Trị giá hàng hóa thừa khi kiểm kê.
• Kết chuyển hàng tồn kho cuối kỳ (áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ).

4.2 Bên Có (ghi giảm)

• Trị giá hàng hóa xuất kho để bán, chuyển nội bộ, quà tặng, khuyến mại.
• Trị giá hàng hóa thiếu khi kiểm kê.
• Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ).

4.3 Số dư bên Nợ

Biểu thị giá trị tồn kho hàng hóa còn lại cuối kỳ.

5. Hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến TK 156

5.1 Nhập kho hàng hóa (theo phương pháp kê khai thường xuyên)

• Nợ TK 156 – Hàng hóa
  Có TK 331, 3331, 111/112/131…

5.2 Xuất kho hàng hóa để bán hàng

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  Có TK 156 – Hàng hóa

5.3 Xuất kho để biếu tặng, khuyến mại

• Không kèm điều kiện:
  Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  Có TK 156 – Hàng hóa
• Có điều kiện bán hàng:
  Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  Có TK 156 – Hàng hóa

5.4 Xuất kho cho nội bộ

• Nếu đơn vị phụ thuộc được phân cấp ghi nhận doanh thu, giá vốn:
  Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  Có TK 156 – Hàng hóa
• Nếu không được phân cấp:
  Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ
  Có TK 156 – Hàng hóa

5.5 Tiếp nhận hàng gửi bán đại lý (TK 157)

• Hạch toán khi nhận lại hàng gửi:
  Nợ TK 156 – Hàng hóa
  Có TK 157 – Hàng gửi đi bán

5.6 Thành phẩm bị trả lại của khách hàng

• Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra:
  Nợ TK 521, 3331
  Có TK 111/112/131…
• Đồng thời tăng tồn kho:
  Nợ TK 156 – Hàng hóa
  Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

5.7 Xử lý thừa, thiếu hàng hóa

• Thừa:
  Nợ TK 156 – Hàng hóa
  Có TK 3381 – Phải trả khác
• Thiếu:
  Nợ TK 1381 – Phải thu khác
  Có TK 156 – Hàng hóa

Xử lý theo quyết định cấp có thẩm quyền: trừ lương, bồi thường, điều chỉnh giá vốn theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT‑BTC.

6. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

6.1 Đầu kỳ

Dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ trước:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  Có TK 156 – Hàng hóa

6.2 Cuối kỳ

• Nợ TK 156 – Hàng hóa
  Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

7. Phương pháp kê khai thường xuyên – theo dõi nhật ký nhập xuất tồn

7.1 Ghi sổ chi tiết hàng hóa theo loại, nhóm, lô, kho

Để kiểm soát chặt chẽ theo từng kho hoặc nhóm hàng hóa.

7.2 Xác định giá thành thực tế cuối tháng

• Ghi nhập xuất theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc giá thống nhất).
• Cuối kỳ, so sánh với giá thực tế để tính hệ số điều chỉnh.
• Điều chỉnh giá trị tồn kho nhập, xuất giá thực tế theo hệ số chênh lệch tổng hợp.

8. Nguyên tắc ghi đúng quy định

• Không đưa chi phí bán hàng, quản lý vào giá trị TK 156.
• Chọn và áp dụng chỉ một phương pháp tồn kho xuyên suốt niên độ.
• Ghi chép chi tiết theo lô, nhóm hàng, kho để đảm bảo tuân thủ Chuẩn mực kế toán về hàng tồn kho.
• Khi kiểm kê thừa – thiếu phải lập biên bản, xử lý trách nhiệm theo quy định.

9. Lợi ích quản lý khi sử dụng tài khoản 156 đúng theo Thông tư 200/2014/TT‑BTC

• Theo dõi chính xác giá trị hàng tồn kho, phục vụ phân tích tài chính.
• Giúp xác định giá vốn hàng bán chính xác theo từng kỳ.
• Quản lý hàng hóa theo từng lô, nhóm, kho giúp giảm mất mát, thất thoát.
• Tăng độ minh bạch, chuẩn mực cho báo cáo tài chính và giúp ra quyết định quản trị hiệu quả.

Kết luận

Tài khoản 156 – Hàng hóa là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán liên quan đến hàng tồn kho ngắn hạn. Việc hiểu rõ nguyên tắc xác định giá gốc, lựa chọn phương pháp tính giá tồn kho phù hợp, và thực hiện hạch toán nhập – xuất – tồn theo đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT‑BTC sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch cho báo cáo tài chính. Đồng thời, việc ghi chép chi tiết và xử lý đúng nghiệp vụ thừa – thiếu sẽ nâng cao hiệu quả quản trị hàng hóa, tối ưu hóa chi phí và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác.