Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán: hạch toán và xử lý kế toán

1. Khái niệm và vai trò của Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán

Tài khoản 157 thể hiện giá trị hàng hóa doanh nghiệp gửi đến đại lý, chi nhánh hoặc cộng tác viên bán hàng nhưng chưa chuyển quyền sở hữu. Hàng vẫn thuộc sở hữu doanh nghiệp và chưa ghi nhận là doanh thu. Đây là tài khoản theo dõi hàng tồn kho ở bên ngoài doanh nghiệp, nhưng vẫn trong quá trình chào bán và chưa xuất bán.

Việc sử dụng chính xác Tài khoản 157 giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng gửi bán, kiểm soát tồn kho.

2. Nguyên tắc xác định giá trị hàng gửi đi bán

2.1 Giá gốc hàng hóa gửi đi bán

• Được ghi nhận theo giá gốc đã nhập kho gồm giá mua hoặc giá thành sản xuất (đối với tự sản xuất), cộng chi phí phụ vận chuyển, bốc xếp đến địa điểm gửi.
• Không bao gồm chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, quảng cáo.

2.2 Tính giá trị tồn kho theo phương pháp phù hợp

Doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO),
• Phương pháp bình quân gia quyền hoặc
• Giá thực tế đích danh

Việc lựa chọn cần nhất quán trong cả kỳ kế toán để đảm bảo phản ánh đúng giá trị tồn cuối kỳ.

3. Kết cấu và phản ánh của tài khoản 157

3.1 Bên Nợ

• Trị giá hàng hóa gửi đi bán (ghi nhận khi xuất kho để gửi bán).

3.2 Bên Có

• Trị giá hàng hóa gửi bán bị trả lại (chưa bán được).
• Kết chuyển trị giá gửi bán đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ).

3.3 Số dư bên Nợ

Thể hiện giá trị hàng hóa đang gửi đi bán còn tồn kho chưa tiêu thụ và thuộc sở hữu doanh nghiệp.

4. Các nghiệp vụ thường gặp và hạch toán theo Tài khoản 157

4.1. Xuất kho hàng hóa gửi đi bán, ký gửi, ủy thác

Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa hoặc thành phẩm để gửi đến đại lý, ký gửi, hoặc ủy thác xuất khẩu, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

• Có TK 155 – Thành phẩm (nếu là thành phẩm)

• Có TK 156 – Hàng hóa (nếu là hàng hóa thương mại)

Nghiệp vụ này cho thấy hàng hóa vẫn thuộc sở hữu doanh nghiệp, chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.

4.2. Hàng gửi đi bán đã tiêu thụ

Khi đại lý, đơn vị ký gửi hoặc bên nhận ủy thác xác nhận hàng đã bán và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn như sau:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

• Có TK 157 – Hàng gửi đi bán

Đồng thời ghi nhận doanh thu, thuế GTGT (nếu có) theo quy định.

4.3. Hàng gửi đi bán bị trả lại hoặc không tiêu thụ được

Trường hợp hàng hóa gửi đi bán bị khách hàng trả lại hoặc đại lý không bán được và hoàn trả cho doanh nghiệp:

• Nợ TK 155 – Thành phẩm (nếu hàng là thành phẩm)

• Nợ TK 156 – Hàng hóa (nếu hàng là hàng hóa thương mại)

• Có TK 157 – Hàng gửi đi bán

4.4. Hàng mua đang đi đường được giao thẳng cho khách

Khi hàng hóa mua (đang phản ánh ở TK 151 – Hàng mua đang đi đường) không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc

• Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (nếu vẫn còn thuộc sở hữu doanh nghiệp)

• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Tùy thuộc vào thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu mà hạch toán vào TK 632 hoặc tiếp tục theo dõi tại TK 157.

4.5. Hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát

Trường hợp hàng mua trên đường vận chuyển bị mất mát, hư hỏng chưa xác định nguyên nhân:

• Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

• Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Khi có quyết định xử lý, kế toán sẽ tiếp tục hạch toán bồi thường hoặc điều chỉnh vào giá vốn theo quy định hiện hành.

5. Kê khai thường xuyên vs kiểm kê định kỳ

5.1 Phương pháp kê khai thường xuyên

• Ghi sổ chi tiết tương tự tài khoản hàng tồn kho: theo kho gửi, theo lô, theo đại lý.
• Theo dõi hàng gửi đi bán từng ngày, gồm số lượng, giá trị, doanh thu.

5.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ

• Cuối kỳ thực hiện kiểm kê thực tế hàng gửi đi bán.
• Kết chuyển tồn kho đầu và cuối kỳ:
  • Đầu kỳ: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán / Có TK 157
  • Cuối kỳ: Nợ TK 157 / Có TK 632

6. Nguyên tắc ghi chép và xử lý nghiệp vụ

• Ghi chép đầy đủ, chi tiết theo từng kho gửi hoặc đại lý.
• Không đưa chi phí về quản lý hay marketing vào giá trị gửi bán.
• Xử lý thừa – thiếu phải có biên bản, xác định rõ người chịu trách nhiệm.
• Áp dụng một phương pháp xác định tồn kho xuyên suốt kỳ.

7. Lợi ích khi hạch toán đúng tài khoản 157

1. Theo dõi chính xác hàng hóa tồn kho gửi bán ngoài doanh nghiệp.
2. Báo cáo doanh thu và giá vốn hàng bán minh bạch với số liệu đúng.
3. Phân biệt rõ giữa hàng bán và hàng ký gửi chưa bán.
4. Hỗ trợ quản lý độc lập giữa các đại lý, chi nhánh.
5. Hạn chế thất thoát, thừa thiếu không kiểm soát.

Kết luận

Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán giữ vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng giá trị hàng gửi đại lý, theo dõi tồn kho ngoài doanh nghiệp và xử lý nghiệp vụ phát sinh đúng chuẩn Thông tư 200/2014/TT‑BTC. Việc hiểu rõ nguyên tắc xác định giá gốc, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ xuất – thu hồi – xử lý thừa – thiếu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng gửi bán hiệu quả, nâng cao độ chính xác báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định kinh doanh chính xác.