Tài khoản 461 – Kế toán nguồn kinh phí sự nghiệp: Quy định và phương pháp hạch toán

1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 461

Việc hạch toán Tài khoản 461 tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguồn hình thành:

• Nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án phải được hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình thành (Ngân sách Nhà nước cấp, đơn vị cấp trên cấp, nhận viện trợ, tài trợ, hoặc từ thu sự nghiệp của đơn vị).

Theo dõi kỳ kế toán:

• Phải hạch toán chi tiết, tách bạch nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay và kinh phí sự nghiệp năm trước.

Sử dụng đúng mục đích:

• Nguồn kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, tiêu chuẩn, định mức và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.

Quyết toán:

• Cuối mỗi năm tài chính, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản.

Xử lý số dư:

• Chỉ được chuyển sang năm sau số kinh phí sự nghiệp, dự án chưa sử dụng hết khi được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 461

Tài khoản 461 là một tài khoản loại 4 (Nguồn vốn chủ sở hữu).

• Bên Có: Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã thực nhận của Ngân sách hoặc cấp trên cấp. Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp.
• Bên Nợ: Phản ánh số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí. Số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án sử dụng không hết hoàn lại cho Ngân sách Nhà nước hoặc nộp trả cấp trên.
• Số dư Bên Có: Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã nhận nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán.

Tài khoản 461 có 2 tài khoản cấp 2:

• TK 4611 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước: Phản ánh các khoản chi sự nghiệp, chi dự án thuộc năm trước chưa được quyết toán.
• TK 4612 – Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án đã được Ngân sách hoặc cấp trên cấp trong năm nay.

3. Phương pháp hạch toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu theo Thông tư 200

3.1. Nhận kinh phí sự nghiệp

• Khi nhận kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp bằng lệnh chi tiền hoặc do cấp trên cấp bằng tiền:
  • Nợ các TK 111, 112
  • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
• Khi nhận kinh phí sự nghiệp bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc được viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án:
  • Nợ TK 211 (TSCĐ hữu hình), TK 213 (TSCĐ vô hình)
  • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp.
  • Đồng thời, ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (TK 466): Nợ TK 161 (Chi sự nghiệp), Có TK 466.

3.2. Sử dụng kinh phí sự nghiệp

• Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án về nhập quỹ hoặc mua vật tư, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, hoặc chi trực tiếp:
  • Nợ TK 111, TK 331, TK 161 (1612), TK 152, 153,…
  • Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).
• Khi chi sự nghiệp, chương trình, dự án thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp:
  • Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612)
  • Có các TK 111, 112,….

3.3. Quyết toán và xử lý số dư Quỹ

• Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án được duyệt:
  • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
  • Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612) (số chi được duyệt).
• Cuối năm tài chính, nếu báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, dự án chưa được duyệt (Kết chuyển số dư):
  • Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1611) (Chi sự nghiệp năm trước)
  • Có TK 161 – Chi sự nghiệp (1612) (Chi sự nghiệp năm nay).
  • Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí: Nợ TK 461 (4612), Có TK 461 (4611).
• Nộp trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên:
  • Nợ TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp
  • Có các TK 111, 112.

4. Trình bày trên Báo cáo tài chính

Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp được trình bày trên Bảng cân đối kế toán.

• Tại Bảng cân đối kế toán, Mục “Nguồn kinh phí và quỹ khác” (Mã số 430):
  • Nguồn kinh phí (Mã số 431): Phản ánh số kinh phí sự nghiệp, dự án được cấp nhưng chưa sử dụng hết, hoặc số chi sự nghiệp, dự án lớn hơn nguồn kinh phí sự nghiệp, dự án. Số liệu được ghi vào chỉ tiêu này là số chênh lệch giữa số dư Có của TK 461 với số dư Nợ TK 161.

5. Kết luận

Tài khoản 461 là công cụ kế toán quan trọng để theo dõi, quản lý các khoản kinh phí sự nghiệp được cấp phát hoặc tài trợ cho hoạt động của đơn vị. Việc hạch toán đúng theo Thông tư 200 giúp đảm bảo minh bạch nguồn kinh phí, hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách.

Đơn vị cần lưu ý phân biệt rõ nguồn kinh phí sự nghiệp và mục đích sử dụng, đồng thời theo dõi chi tiết từng hoạt động, dự án hoặc đề tài được cấp kinh phí. Điều này không chỉ giúp kiểm soát hiệu quả việc sử dụng ngân sách mà còn phục vụ tốt cho công tác thanh tra, kiểm toán và lập kế hoạch tài chính các năm sau.