Phân biệt phần mềm DMS và phần mềm CRM

Chắc hẳn mọi người đã nghe rất nhiều đến hai cái tên DMS và CRM. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu về nó hay chưa? Phân biệt hai thuật ngữ này như thế nào? Chức năng của 2 phần mềm có gì khác nhau? Hãy cùng Vi-Office đi tìm hiểu tất cả trong bài viết này nhé!

Khái niệm DMS và CRM

– DMS là viết tắt của Distribution Management System. Đây là giải pháp chuyên biệt dành cho doanh nghiệp ngành sản xuất và phân phối. Từ đó giúp quản lý hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ các diễn biến trên kênh phân phối như hoạt động của đội ngũ nhân viên bán hàng. Hoạt động kiểm soát tồn kho ngoài thị trường, độ phủ, công nợ… đều được ghi nhận trên DMS.

– CRM viết tắt của Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng. Đây là phần mềm chuyên về quản trị và chăm sóc khách hàng. Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng trên cùng một hệ thống. Bao gồm: các thông tin từ tên, số điện thoại, email, tài khoản đến việc nghiên cứu. Tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu, thói quen của khách hàng.

Những điểm chung của phần mềm DMS và phần mềm CRM

– Phần mềm DMS và CRM đều hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Cả 2 phần mềm cho phép người dùng truy cập dữ liệu thông qua mạng Internet tại bất cứ đâu. Truy cập thông qua thiết bị di động hoặc máy tính.

– DMS và CRM đều là những giải pháp công nghệ có tính ứng dụng thực tiễn cao.

– Phần mềm DMS và CRM đều có module Quản lý bán hàng. Lợi ích chung là tự động hóa bán hàng, cho phép tương tác với khách hàng ở mọi thời điểm. Hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình bán hàng từ lúc là khách hàng tiềm năng đến khi chuyển thành cơ hội kinh doanh.

– DMS và CRM đều có thể được tích hợp trong một phần mềm ERP. Bởi vì ERP là giải pháp tổng thể trong quản trị Doanh nghiệp. Vậy  nên một số phân hệ của ERP cũng đã bao gồm chức năng của DMS và CRM.

Sự khác nhau giữa phần mềm DMS và phần mềm CRM

Nếu như CRM tập trung vào quản trị quan hệ với khách hàng thì phần mềm DMS lại hướng tới quản trị. Các yếu tố thuộc về kênh phân phối, mà cụ thể là 3 bộ phận chính sau: Nhân viên kinh doanh (Salesman), quan hệ phân phối sản phẩm giữa các đơn vị và quản lý hàng tồn kho.

Tên viết tắt    

– DMS: Distribution Management System – Hệ thống quản lý kênh phân phối

– CRM: Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng

Mục đích sử dụng      

– DMS: Hiện đại hóa phương thức quản lý kênh phân phối, giảm thiểu thao tác thủ công của đội ngũ Sales thị trường. Kết nối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán. Từ đó giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

– CMR: Nâng cao hiệu quả tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách khoa học. Từ đó để tăng doanh thu và tăng mối gắn kết bền chặt với khách hàng.

Đối tượng áp dụng 

– DMS: Chỉ phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối.

– CMR: Phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

Đối tượng quản lý     

– DMS: Quản lý mọi yếu tố trên kênh phân phối từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Đại lý/điểm bán

– CMR: Quản lý khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

Các bộ phận áp dụng   

– DMS: Nhân viên bán hàng (Salesman) – Giám sát bán hàng (SS, SUP, RSM, ASM) – Kế toán bán hàng – Giám đốc bán hàng.

– CMR: Bộ phận kinh doanh, Marketing, Chăm sóc khách hàng.

Quy mô doanh nghiệp nên áp dụng      

– DMS: Không phân biệt quy mô áp dụng. Có thể là Tập đoàn – Doanh nghiệp lớn – SME – Nhà phân phối.

– CMR: Quy mô áp dụng từ Doanh nghiệp vừa đến lớn.

Thời gian triển khai     

– DMS: Thời gian triển khai phần mềm vào doanh nghiệp trung bình ngắn hơn khi triển khai CRM.

– CMR: Thời gian triển khai phần mềm vào doanh nghiệp trung bình dài hơn khi triển khai DMS.

Các nhóm tính năng chính   

– DMS:

+ Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường:

Phân bổ tuyến bán hàng

Giám sát vị trí – thời gian làm việc của nhân viên trên bản đồ GPS

Hỗ trợ quá trình đi thị trường của nhân viên Sales

+ Quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối

Định nghĩa và triển khai chương trình khuyến mãi

Đặt đơn hàng tại điểm bán

Quản lý kho hàng doanh nghiệp

+ Quản lý hoạt động điểm bán

Cập nhật tồn kho thị trường

Quản lý hoạt động trưng bày

Theo dõi chỉ tiêu đặt ra cho điểm bán

Theo dõi độ phủ – thị phần của từng sản phẩm

– CMR:

+ Chức năng quản lý liên lạc: theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong công ty. Giúp đạt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu. Trên hết là kiểm soát nhân viên đã thực hiện chưa.

+ Chức năng giao dịch: giao dịch thư điện tử trong mạng lưới người sử dụng CRM. Đồng thời giao dịch thư tín với bên ngoài nhờ khai báo các tài khoản POP3.

+ Chức năng phân tích: Tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm. Chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu. Khách hàng thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…

+ Chức năng khai báo và quản lý: Xác định những khách hàng thường xuyên giao dịch. Quản lý các cuộc hẹn theo cấp độ quan trọng tăng dần. Ghi nhớ khách hàng là đối tác liên quan tới kế hoạch cần ưu tiên nào. Quản lý danh sách các hợp đồng kèm theo.

Thời điểm triển khai DMS và CRM

Với doanh nghiệp phân phối, có thể triển khai phần mềm DMS bất cứ thời điểm nào. Dù là khi mới xây dựng hay đã phát triển. Đặc biệt, những doanh nghiệp lớn với quy trình sản xuất phức tạp. Đây sẽ là phần mềm quản lý DMS là công cụ không thể thiếu được.

Khi doanh nghiệp đang có hoặc có xu hướng phát triển, lượng khách hàng đủ lớn và đa dạng. Hơn nữa mà việc quản lý thông tin, phân tích khách hàng thủ công quá mức. Từ đó dẫn đến tốn thời gian và nhân lực thì đây chính là thời điểm vàng để triển khai phần mềm CRM.

Vậy là với những thông tin Vi-Office cung cấp phần nào giúp các bạn hiểu rõ hơn về DMS và CRM. Mỗi phần mềm sẽ đều có những chức năng, ưu điểm riêng. Vì vậy các doanh nghiệp hãy tham khảo và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.