Hộ kinh doanh là một trong những loại hình kinh doanh phổ biến nhất tại Việt Nam, đóng góp đáng kể vào sự phát triển kinh tế địa phương. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động hiệu quả, mỗi hộ kinh doanh cần nắm rõ các quy định mới nhất. Từ ngày 01/06/2025 và đặc biệt là từ ngày 01/07/2025, nhiều thay đổi quan trọng sẽ chính thức có hiệu lực, đặc biệt liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, xu hướng quản lý thuế hiện đại, và các quy định về bảo hiểm xã hội bắt buộc. Bài viết này, Vi-Office sẽ tổng hợp và phân tích những quy định mà mọi hộ kinh doanh cần biết để chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
1. Hộ kinh doanh và việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/6/2025
Một trong những quy định nổi bật có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 là việc hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Quy định này được ban hành theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
1.1. Tại sao cần phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhằm mục đích:
- Minh bạch hóa doanh thu: Dữ liệu bán hàng được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giúp cơ quan thuế nắm bắt chính xác doanh thu thực tế của hộ kinh doanh. Điều này giúp loại bỏ tình trạng kê khai thiếu hoặc không đúng doanh thu, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh.
- Chống gian lận thuế: Với dữ liệu được chuyển trực tiếp và liên tục, việc gian lận thông qua việc xuất khống hóa đơn, bỏ sót doanh thu sẽ được hạn chế tối đa.
- Giảm gánh nặng hành chính: Mặc dù ban đầu có thể có sự bỡ ngỡ, nhưng về lâu dài, việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ giúp tự động hóa quá trình lập và lưu trữ hóa đơn, giảm bớt thủ tục giấy tờ.
- Hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra thuế: Khi cần kiểm tra, cơ quan thuế có thể truy xuất dữ liệu hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
1.2. Đối tượng và lĩnh vực áp dụng
Quy định này áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù thường xuyên phát sinh giao dịch như:
- Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng hóa.
- Cơ sở kinh doanh ăn uống, nhà hàng, quán ăn.
- Khách sạn, nhà nghỉ, cơ sở lưu trú.
- Hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý.
- Các ngành nghề khác có tính chất tương tự theo quy định của pháp luật.
1.3. Lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử máy tính tiền
Mặc dù việc thay đổi có thể đòi hỏi sự đầu tư ban đầu về thiết bị và phần mềm, nhưng việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hóa đơn.
- Dễ dàng quản lý doanh thu, chi phí thông qua hệ thống phần mềm.
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu kinh doanh hiệu quả hơn.
Hộ kinh doanh nên chủ động tìm hiểu và liên hệ với các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn và hỗ trợ triển khai kịp thời. Việc chuyển đổi sớm sẽ giúp hộ kinh doanh làm quen với hệ thống và tránh những sai sót không đáng có.
2. Xu hướng bãi bỏ phương pháp khoán thuế và lộ trình kê khai thực tế
Một thay đổi lớn khác mà hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý là lộ trình bãi bỏ phương pháp khoán thuế. Theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội, từ ngày 01/01/2026, phương pháp khoán thuế sẽ chính thức được bãi bỏ đối với hộ kinh doanh. Điều này có nghĩa là mọi hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế phát sinh.
2.1. Tác động của việc bãi bỏ phương pháp khoán
Việc bãi bỏ phương pháp khoán sẽ mang lại những tác động đáng kể:
- Yêu cầu cao hơn về việc ghi chép sổ sách: Hộ kinh doanh sẽ cần phải có hệ thống ghi chép doanh thu, chi phí rõ ràng, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ để làm căn cứ kê khai thuế.
- Tính toán nghĩa vụ thuế chính xác hơn: Thuế sẽ được tính dựa trên doanh thu và chi phí thực tế, đảm bảo công bằng hơn cho các hộ kinh doanh.
- Minh bạch tài chính: Việc kê khai thực tế giúp hộ kinh doanh nắm rõ hơn tình hình tài chính của mình, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Khuyến khích sử dụng phần mềm quản lý: Để đáp ứng yêu cầu kê khai thực tế, việc sử dụng các phần mềm kế toán, quản lý bán hàng sẽ trở nên cần thiết hơn.
2.2. Chuẩn bị cho việc kê khai thực tế
Để chuẩn bị cho việc chuyển đổi sang phương pháp kê khai thực tế, hộ kinh doanh nên thực hiện các bước sau:
- Nắm vững quy định về hóa đơn, chứng từ: Đảm bảo mọi giao dịch mua bán đều có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Thực hiện việc ghi chép sổ sách kế toán cơ bản: Mặc dù không cần thực hiện chế độ kế toán đầy đủ như doanh nghiệp, nhưng việc ghi chép các sổ như sổ chi tiết doanh thu, sổ chi phí, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng là rất cần thiết.
- Tìm hiểu và ứng dụng công nghệ: Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán cơ bản để tự động hóa việc ghi chép và tổng hợp dữ liệu.
- Tham gia các buổi tập huấn, hội thảo: Cơ quan thuế và các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về chính sách thuế mới. Việc tham gia sẽ giúp hộ kinh doanh cập nhật thông tin và hiểu rõ hơn về các quy định.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu cảm thấy khó khăn, hộ kinh doanh có thể tìm đến các chuyên gia tư vấn thuế hoặc dịch vụ kế toán để được hỗ trợ.
3. Quy định về mã định danh cá nhân và việc liên thông dữ liệu
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng mã định danh cá nhân trong các giao dịch và hồ sơ hành chính cũng là một điểm mà hộ kinh doanh cần lưu ý. Việc liên thông dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước sẽ ngày càng được đẩy mạnh, giúp quá trình đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, và các thủ tục hành chính khác trở nên thuận tiện hơn.
3.1. Tầm quan trọng của mã định danh cá nhân
Mã định danh cá nhân là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia. Đối với hộ kinh doanh, việc sử dụng mã định danh cá nhân sẽ:
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính: Thay vì phải điền nhiều thông tin cá nhân, chỉ cần sử dụng mã định danh để truy xuất dữ liệu.
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Dữ liệu được quản lý tập trung và thống nhất, giảm thiểu sai sót.
- Thuận tiện trong việc khai báo thuế và các giao dịch với cơ quan nhà nước.
3.2. Chuẩn bị cho việc liên thông dữ liệu
Hộ kinh doanh cần đảm bảo thông tin cá nhân của mình trên các giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân gắn chip) là chính xác và được cập nhật. Đồng thời, khi thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến, cần sử dụng đúng và đủ thông tin theo yêu cầu của hệ thống.
4. Các quy định về Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho chủ hộ kinh doanh và người lao động từ 01/7/2025
Đây là một trong những điểm mới rất quan trọng từ ngày 01/07/2025 theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15).
4.1. Chủ hộ kinh doanh bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội
Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, từ ngày 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ. Đây là một điểm hoàn toàn mới so với Luật BHXH 2014, vốn chỉ cho phép chủ hộ kinh doanh tham gia BHXH tự nguyện.
- Ý nghĩa: Quy định này nhằm mở rộng diện bao phủ BHXH, đảm bảo an sinh xã hội cho nhóm đối tượng chủ hộ kinh doanh, giúp họ được hưởng các chế độ hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản (nếu đáp ứng đủ điều kiện).
- Căn cứ đóng: Căn cứ đóng BHXH bắt buộc của chủ hộ kinh doanh sẽ dựa trên tiền lương làm căn cứ đóng, nhưng thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. (Lưu ý: Mức lương cơ sở sẽ bị bãi bỏ và thay thế bằng mức tham chiếu theo Khoản 2 Điều 90 Luật BHXH 2024).
- Mức đóng thấp nhất: Hiện tại, mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng. Do đó, mức đóng BHXH thấp nhất của chủ hộ kinh doanh (tính theo tỷ lệ đóng chung của các chế độ) có thể vào khoảng 585.000 đồng/tháng (25% x 2.340.000 đồng). Tuy nhiên, mức đóng cụ thể sẽ được Chính phủ hướng dẫn chi tiết theo Khoản 2 Điều 90 Luật BHXH 2024.
- Chế tài xử phạt: Từ 01/07/2025, nếu chủ hộ kinh doanh không đóng BHXH bắt buộc sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng hoặc các văn bản thay thế, bổ sung. Mức phạt có thể lên đến 75 triệu đồng theo quy định của pháp luật.
4.2. Bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thường xuyên của hộ kinh doanh
Luật BHXH 2024 cũng tiếp tục khẳng định và mở rộng đối tượng người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc tại hộ kinh doanh:
- Đối tượng tham gia: Theo Điểm a Khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.1 Đặc biệt, Luật mới cũng làm rõ các trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương2 và sự quản lý, điều hành, giám sát cũng sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Điều này giúp tránh tình trạng lách luật, không đóng BHXH cho người lao động.
- Các chế độ được hưởng: Các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.
- Nghĩa vụ của chủ hộ kinh doanh:
- Ký kết hợp đồng lao động hợp pháp với người lao động.
- Đăng ký tham gia BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động tại cơ quan BHXH địa phương theo quy định tại Luật BHXH, Luật BHYT, Luật Việc làm.
- Hàng tháng đóng đầy đủ và đúng hạn các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo tỷ lệ quy định. Phần đóng của người lao động sẽ được khấu trừ vào tiền lương.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến hưởng chế độ BHXH cho người lao động khi phát sinh.
Việc tuân thủ quy định về BHXH không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý, bị xử phạt vi phạm hành chính, và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.
5. Nắm bắt cơ hội từ chuyển đổi số và quản lý hiệu quả
Những quy định mới từ 01/06/2025 và 01/07/2025 không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh nâng cao năng lực quản lý, tối ưu hóa quy trình và phát triển bền vững. Việc ứng dụng công nghệ và tuân thủ các quy định mới sẽ giúp hộ kinh doanh:
- Quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả hơn: Dễ dàng kiểm soát doanh thu, chi phí, lợi nhuận, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
- Tiếp cận các nguồn vốn dễ dàng hơn: Với thông tin tài chính rõ ràng, hộ kinh doanh sẽ có cơ hội tiếp cận các khoản vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
- Nâng cao uy tín và thương hiệu: Việc tuân thủ pháp luật và minh bạch trong hoạt động kinh doanh giúp hộ kinh doanh xây dựng được niềm tin với khách hàng và đối tác.
- Thích nghi với môi trường kinh doanh hiện đại: Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển, việc ứng dụng công nghệ là xu hướng tất yếu.
6. Những điều cần tránh và lưu ý quan trọng
Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định, hộ kinh doanh cần tránh những sai lầm phổ biến và lưu ý những điểm sau:
- Không kê khai đầy đủ hoặc không chính xác doanh thu, chi phí: Điều này có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến uy tín.
- Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, chứng từ là bằng chứng quan trọng để xác định doanh thu và chi phí, cần được lưu giữ cẩn thận theo quy định.
- Chậm trễ trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử: Việc không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính.
- Không tham gia BHXH bắt buộc cho chủ hộ và người lao động đủ điều kiện từ 01/7/2025: Đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội, có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính và truy thu các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Không cập nhật các quy định mới: Chính sách thuế, lao động và các quy định pháp luật luôn thay đổi. Việc thường xuyên cập nhật thông tin là rất quan trọng.
- Sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ không đáng tin cậy: Đảm bảo lựa chọn các giải pháp công nghệ và dịch vụ tư vấn uy tín để tránh rủi ro về bảo mật thông tin và tuân thủ pháp luật.
Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng các quy định mới là yếu tố then chốt giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững và thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và hiện đại. Hãy xem đây là cơ hội để cải thiện quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.
Bài viết mới nhất